من طرف اية راية الثلاثاء 27 أكتوبر 2009, 22:23الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
جامعة فرحات عباس-سطيف-
كلية العلوم القتصادية وعلوم التسيير
بحث حول:
من اعداد الطالبة:
اية راية تحت اشراف الاستاذ:
السنة الجامعية :2008/200
خطة البحث
تمهيد
المبحث الأول: النظام بين المعلومة و البيان
المطلب الأول: ماهية مدخل النظم
المطلب الثاني: البيانات و المعلومات
المطلب الثالث: النظام الإعلامي
المبحث الثاني: النظام الإعلامي المحاسبي
المطلب الأول: ماهية نظم المعلومات المحاسبية
المطلب الثاني: هيكل النظام الإعلامي المحاسبي
المطلب الثالث: وظائف نظام المعلومات المحاسبية
المطلب الرابع:الحاسب الالي في نظام المعلومات المحاسبي
خاتمة
مقدمة:
لقد أصبحت المعلومة عنصرا هاما من عناصر الإنتاج لها دور هام في تحديد فعالية و كفاءة المنظمة لذلك اتجهت المنظمات إلى تصميم و بناء أنظمة معلومات من أجل السيطرة على الكم الهائل من المعلومات الضرورية لإدارة المنظمة و تعد المحاسبة من اهم و اقدم نظم المعلومات في المنظمة فهي أحد المصادر الرئيسية للمعلومة.
إن نظام المعلومات المحاسبي يعتبر من أهم نظم المعلومات في أي وحدة اقتصادية فقد تطور في السنوات الأخيرة خاصة بعد التطور السريع في الحاسبات الآلية لقد أثرت هذه البيئة الجديدة في إعداد و تأهيل المحاسب فاصبح المطلوب ان يكون المحاسب أكثر فعالية في المساهمة في تصميم نظم المعلومات المحاسبية وتقديم المعلومات المساعدة على اتخاذ القرارات و عليه جاء بحثنا هذا لمعرفة ماهية نظم المعلومات المحاسبية و دورها في بناء المنظمات و تطورها حيث تم تقسيم البحث إلى مبحثين تطرق المبحث الأول إلى ماهية النظام بصفة عامة إضافة إلى التطرق إلى مفهوم كل من المعلومة و البيان كما تم التطرق كذلك لمفهوم النظام الإعلامي أما المبحث الثاني فجاء بمفهوم النظام الإعلامي المحاسبي من حيث الماهية و الهيكلة و الوظائف.
المبحث الأول: النظام بين المعلومة و البيان
المطلب الأول: ماهية مدخل النظم
Systems Approach
هو الأسلوب الذي يستخدم لدراسة و حل مشاكل النظم و النظام طبقا لهذا المدخل هو أي شيء يتكون من مجموعة من الأجزاء المترابطة و المتشابكة و التي تسعى لتحقيق هدف أو أهداف معينة فهو يعتبر المنظمة وحدة واحدة تتكون من أجزاء منسقة ترمي إلى تحقيق نفس الهدف أو أهداف فرعية تخدم الهدف العام للمنظمة و تتضح أهمية هذا المدخل كونه:
1- يسمح للمسيرين برؤية واضحة و تفهم عميق و صحيح للأبعاد و التفاعلات بين مختلف العناصر المكونة للنظام.
2- يسمح بفهم وضع أي نظام فرعي في محيطه.
3- يسمح بتحديد و تنسيق أعمال مختلف الأنظمة الفرعية داخل النظام خدمة لهدف واحد.
4- يسمح بتجزئة منظمة رغم تعقدها و هذا بهدف التبسيط و البحث عن أدوات حل المشاكل العملية في إطار رؤية موحدة للنظام ككل.
5- يسمح بتحليل التفاعلات بين عناصر النظام و آليات التغذية العكسية و الضبط الذاتي و ذلك بتبادل المعلومات.
و وفقا لما سبق يمكن إعطاء التعاريف التالية للنظام كونه محور دراسة مدخل النظم كالتالي:
1 - طبقا لمدخل النظم، النظام هو " مجموعة من الأجزاء التي ترتبط ببعضها و مع البيئة المحيطة و هذه الأجزاء تعمل كمجموعة واحدة من أجل تحقيق أهداف النظام"[1]
2 – هو مجموعة متكاملة متكونة من أجزاء منسقة بطريقة منظمة و مهيكلة هادفة على نتيجة معينة.
3 – كل مركب يتكون من اثنين أو أكثر من الأجزاء أو العناصر أو النظم الفرعية تتفاعل فيما بينها لتحقيق هدف معين.
4 – النظام هو مجموعة عناصر في تفاعل مع بعضها البعض و مع محيطها[2].
و من خلال التعاريف السابقة نستنتج أن النظام يخضع لمقومات موحدة نذكرها فيمايلي:
أ- وحدانية الهدف: هو الغاية أو المبرر لوجود أي نظام و من خلال مستوى تحقيق الهدف أو أهداف النظام يمكن الحكم على كفاءة و فعالية النظام.
ب- الترابط و التكامل: و نقصد به وجود ترابط و تكامل بين مكونات النظام فالنظام مكون من مجموعة من الأجزاء قد تكون عناصر أو أنظمة فرعية و هذه الأجزاء قد تكون في تفاعل مكثف فيما بينها و في تفاعل أقل كثافة مع الأنظمة الفرعية و الأجزاء الموجودة خارج النظام و هذا التفاعل ليس نتيجة لسلوكات عشوائية بل هيكلة تربط هذه الأجزاء قصد التكامل.
ج- الضبط الذاتي: و يتحقق من خلال وجود نظام رقابي و إعلامي يسمح بتحديد الأهداف الخاصة بكل جزء و مقارنتها مع الأداء الفعلي على ضوء الأهداف الأساسية للنظام.
إن أي نظام له حدود خاصة به فكما تحدد الأهداف يجب رسم الحدود و أن الهدف من تحديد الحدود هو تحديد مجال اهتمام النظام و الوقوف على المتغيرات التي تؤثر في النجاح و عليه يمكن أن يشمل النظام على اربع عناصر أساسية مكونة له هي:
* المدخلات: تمثل موارد النظام يمكن تحديدها بناء على الأهداف و طبيعة النظام و هي ثلاث أنواع: مادية، خدماتية و معلوماتية، فالنظام الإنتاجي يحتاج كم كبير من المدخلات المادية عكس النظام الإعلامي الذي تعتبرفيه المدخلات المعلوماتية أكثر هيمنة.
* عمليات النظام: هي تلك العمليات التي تتم على المدخلات باستعمال طرق تنظيمية و وسائل عمل قصد الحصول على مخرجات.
* المخرجات: تختلف باختلاف طبيعة النظام و العمليات التشغيلية و قد تكون مادية، خدماتية و معلوماتية.
* التغذية العكسية: تعتبر عملية أساسية لنجاح النظام و نموه فهي عملية قياس رد فعل المستفيدين على عمل النظام.
*الرقابة: مجموعة من الإجراءات و القواعد تهدف إلى التحقق من أن تشغيل النظام يتم وفق ما هو مخطط عند تصميمه و أن النظام يحتوي على كافة الإجراءات الرقابية التي تضمن صحة المدخلات و عمليات المعالجة ( التشغيل) و المخرجات.
المطلب الثاني:البيانات و المعلوماتdata and information
لا غنى للفرد عن المعلومة في حياته اليومية فهو يحتاج معلومات من أجل اتخاذ قرار صحيح و رشيد و كما هو الحال بالنسبة للأفراد فإن المعلومات تلعب دورا هاما أو أهم في المنظمات فالعملية الإدارية دون معلومات تعد عملية مستحيلة و عليه يمكن تعريف المعلومة على أنها:
أ- نقل للمعرفة أو الخبر إلى شخص فهي عملية إتصال.
ب- المعرفة المستقاة من تحليل البيانات التي تتولد عن نظام المعلومات.
ج- المعلومة هي بيانات معالجة تساعد في اتخاذ القرار أو استنتاج خلاصة.
د- تعريفGalliers للمعلومة: هي مجموعة بيانات التي عندما تقدم بطريقة معينة و في وقت مناسب تزيد في معرفة الشخص الذي يتلقاها بطريقة تسمح له بالقيام بنشاط معين أو اتخاذ قرار.
ه- و يعرف Peter Drucker المعلومة على أنها بيان له موضوع و تطابق مع الموضوع و تحويل البيان إلى معلومة يتطلب معرفة.
من خلال التعاريف السابقة نجد مصطلحين مترابطين هما المعلومات و البيانات و يلاحظ أن هناك عدم وضوح في التمييز بينهما بالرغم من الإختلاف الجوهري الموجود و عليه وجب التمييز بينهما من خلال معرفة جوهر كل مصطلح.
و يمكن القول أن معيار الإستفادة من قبل المتلقي هو الأساس للتمييز بين البيانات و المعلومات و عليه حتى يستفيد المتلقي من البيانات فإن البيانات يجب أن تتصف بخاصيتين أساسيتين هما:
1 – الإضافة المعرفية: و نقصد بها أن المتلقي عن تلقيه لبيانات معينة يجب أن تشكل له إضافة لمعارفه فإذا كان يعرف محتوى البيانات المرسلة إليه بشكل مسبق فإنها لا تشكل أي أضافة معرفية و بالتالي لا يمكنه الإستفادة منها و منه يمكن القول أن البيانات تتحول إلى معلومات إذا قللت من حالة عدم اليقين لدى المتلقي أما إذا لم يحدث ذلك فتبقى مجرد بيانات و سمي هذا المعيار بمعيار الشخص المتلقي لأنه ما يعد بيانات بالنسبة لشخص معين يمكن أن يعتبر معلومات بالنسبة لشخص آخر و العكس صحيح.
2 – الإرتباط: حتى تتحول البيانات إلى معلومات يجب أن تكون مرتبطة بمشكل معين يتم اتخاذ القرار بشأنه من قبل المتلقي فالبيانات تعد معلومات إذا كانت تؤثر في القرار المتخذ و لهذا كثيرا ما يطلق على البيانات اسم المعلومات الكامنة ذلك أن ما يعبر بيانات في لحظة معينة قد يتحول إلى معلومات في أوقات أخرى.
- بناء على هذا المدخل يمكن تعريف كل من المعلومات و البيانات على النحو التالي:
البيانات data:عبارة عن الأعداد و الأحرف الأبجدية و الرموز التي تقوم بتمثيل الحقائق و المفاهيم بشكل ملائم يمكن من إيصالها و ترجمتها و معالجتها لتتحول إلى نتائج و منه فالبيان هو أحداث خامة لم يتم معالجتها بعد أي أنها أحداث و حقائق وقعت فعلا فهي تمثل المادة الأولية للمعلومة و عليه فالبيانات هي معلومات خامة أو معلومات دون موضوع.
المعلومات: information هي عبارة عن البيانات التي تمت معالجتها بشكل ملائم لتعطي معنا كاملا بالنسبة لمستخدم ما، مما يمكنه من استخدامها في العمليات الجارية و المستقبلية لاتخاذ القرارات فالمعلومة هي بيان له موضوع و هو المنتج الذي يرفع من مستوى اليقين في نوعية القرار و مستوى تحقيق النتائج المنتظرة كما تؤدي وظيفة تقييمية تخبر على مستوى الأداء.
- مصادر المعلومة:
مصادر المعلومة:
*المصادر الأولية أو الرئيسية: لها أهمية أكثر من المصادر الثانوية نتيجة لاختلاف التنظيم وخصائص الصناعة وطبيعتها بالإضافة إلى المجالات الوظيفية المختلفة وأهم المصادر الأولية.
الملاحظة، التجارب، البحث الميداني، التقدير الشخصي، وهي تؤمن المعلومات التي يتم نشرها وتوضيحها من قبل مصدرها الأصلي أو منبعها الأساسي، لذلك فهي تعبر عن الحقيقة دون التحريف أو التشويه أو الحذف أو التخليص، كما في تجميع البيانات حول عدد أفراد الأسرة مثلاً.
* المصادر الثانوية:تؤخذ المعلومة من غير مصدرها الأصلي حتى يتم نشرها وتوضيحها كما هي حتى تجرى عليها بعض التعديلات عن طريق فرزها وإجراء الحسابات المختلفة عليها، مثل النشرات المتعلقة بمتوسط عدد أفراد الأسرة أهم المصادر الثانوية: معلومات الشركة، مطبوعات، منشورات، أجهزة حكومية.
خصائص المعلومة:
أ- سهولة وسرعة الحصول على المعلومة: هذا الشرط يشير إلى سهولة وسرعة الحصول على المعلومات التي يمكن قياسها، مثلاً بمقارنة نظم التشغيل الآلي مع اليدوي.
ب- الشمول: هذا الشرط يشير إلى كمال المعلومة، وهو شرط غير ملموس ويصعب قياسه ووضع قيمة رقمية له.
ج- الصحة الدقة: تشير إلى أن درجة خلو المعلومة من الخطأ في التعامل مع مجموعة أو أحجام كبيرة من البيانات عادة ما يطرأ نوعين من الأخطاء، أخطاء في النقل، وأخطاء في الحساب.
د- الملائمة: وتشير إلى مدى ملائمة المعلومة إلى طلب المستخدم، يجب أن تكون ملائمة للموضوع محل البحث.
هـ- الوقت المناسب: هذا الشرط يشير إلى الوقت المنقضي في دورة تشغيل أية مدخلات- عمليات- وتقديم تقارير المخرجات لمستخدم المعلومات وحتى يكون معيار الوقت ملائم فإن مدة الدورة لابد أن تخفض في بعض الحالات.
و- الوضوح: ويشير إلى الدرجة التي يجب أن تكون فيها المعلومات خالية من الغموض أي واضحة سهلة الفهم من طرف المستخدمين، ويمكن تحديد القيمة لعامل الوضوح إذا كانت زيادة الوضوح تؤدي إلى تخفيض تكلفة مراجعة المخرجات.
ي- المرونة: وتعني قابلية المعلومات على التكييف للاستخدام بأكثر من مستخدم، هذا الشرط أو المعيار يصعب قياسه بدقة ولكن يمكن تقييمه بمدى واسع.
ن- التصحيح: لهذا الشرط مفهوم نسبي يشير إلى درجة الدقة التي يمكن الوصول إليها بين مختلف المستخدمين والفاحصين لنفس المعلومة.
ك- عدم التحيز: وهو شرط يشير إلى غياب القصد في التحريف أو تغيير المعلومة لغرض التأثير على المستخدم للوصول إلى نتيجة معينة أي خلو المعلومات من التحيز.
م- قابلية القياس: شرط يشير إلى طبيعة المعلومات المنتجة من طرف أنظمة المعلومات وإمكانية قياسها في شكل كمي.
بالإضافة إلى خصائص كالشكل، التكرار.
المطلب الثالث: النظام الإعلاميinformation system
إن المعلومات تعكس التفاعل الذي يحدث في بيئة المنظمة الداخلية (تفاعل مكثف) و بين المنظمة و البيئة الخارجية (تفاعل أقل كثافة) و تساهم المعلومات بذلك من زيادة قدرة الإدارة على رسم الخطط و السياسات الصحيحة و إيجاد التنسيق المتكامل بين العوامل البيئية الداخلية و الخارجية و احتياجات المنظمة و مواردها و عليه تعد نظم المعلومات المصدر الأساسي لتزويد الإدارة بالمعلومات المناسبة لعمليات إتخاذ القرار الإداري الرشيد و عليه يعرف النظام الإعلامي بأنه:
1- مجموعة من العاملين و الإجراءات و الموارد التي تقوم بتجميع البيانات و معالجتها و نقلها لتتحول إلى معلومات مفيدة و إيصالها إلى المستخدمين بالشكل الملائم و الوقت المناسب من أجل مساعدتهم في أداء الوظائف المسندة إليهم.
إن النظام الإعلامي كونه نظام فهو يحتوي على مجموعة من الفعاليات و الأنشطة و هذه الأنشطة هي: المدخلات (input)، المعالجة (عملية التشغيل) (processing)، المخرجات (output)، التغذية العكسية (feedback)، الرقابة (controlling)
و تتضح هذه الفعاليات أكثر في المخطط التالي:
يشكل نظام المعلومات جزءا هاما من المنظمة فيمكن النظر لأي منظمة على أنها نظام كلي مؤلف من ثلاث نظم فرعية رئيسية هي:
- نظام العمليات (نظام مادي).
- نظام الإدارة (نظام قيادي)
- نظام المعلومات
حيث تتفاعل هذه النظم الثلاث مع بعضها من أجل تحقيق الأهداف و ضمان مسير عمل المنظمة بالشكل الأفضل و عليه:
1- نظام العمليات: أو ما يسمى النظام المادي أو التنفيذي أو نظام الإستقلال هو المسؤول عن وظيفة الإستغلال في المنظمة أي تحويل المواد الأولية إلى منتجات قابلة للبيع.
2- نظام الإدارة أو النظام القيادي: هو الذي يقوم بتحديد الأهداف و رقابة الأداء و تصحيح الإنحرافات من أجل تحقيق أهدافها.
3- نظام المعلومات: و هو نظام وسيط بين النظامين المادي و القيادي فهو يهتم بمجع و تسجيل و معالجة و تخزين و توزيع المعلومات على كل أجزاء المؤسسة للمساعدة في اتخاذ القرارات الخاصة بها و التنسيق ما بينها خدمة لهدف المؤسسة و عليه فمهمته تتمثل في إنتاج و توزيع المعلومات الضرورية حول الواقع المادي و المالي للمؤسسة بأعلى مستوى من المصداقية ليتمكن النظام المادي من التشغيل و نظام القيادة من اتخاذ القرارات الصحيحة.
و هذا مخطط لتوضيح العلاقة بين الانظمة الثلاث:
تلعب نظم المعلومات دورا حيويا في نجاح المنظمات من خلال المساهمة في تقديم معلومات تساعد في:
1- أداء الوظائف الرئيسية في المنظمة مثل: وظائف المحاسبة، التمويل، التسويق، الإنتاج.
2- تحسين و زيادة كفاءة المنظمة التشغيلية من خلال رفع الكفاءة الإنتاجية للعاملين و تحسين الخدمات المقدمة للعملاء ذلك أن النظام الفعال يبسط إجراءات العمل و يقلل الإجراءات غير الفعالة و الهامة.
3- تخفيض تكاليف إنجاز الأعمال ضمن المنظمة.
4- تقديم المعلومات التي تساعد الإدارة في صنع القرارات بفعالية عالية.
5-تمكين المنظمة من تطوير منتجات و خدمات منافسة يساعدها في اكتساب ميزة إستراتيجية في السوق العالمية.
- وظائف نظام المعلومات:و تتلخص في:
1- جمع المعلومات :
تعتبر المعلومات من أهم المدخلات التي تعتمد عليها المؤسسة لضمان سيرها الحسن وتكون هذه المعلومات في بداية الأمر عبارة عن خامات تأتي من مصادر مختلفة في المؤسسة وكذا في المحيط الخارجي ، ويتم الحصول على هذه المعلومات بعدة طرق يدوية أو على شكل بيانات أو مراسلات أو عن طريق الحاسوب وهذه الأخيرة يطلق عليها اسم الاستيعاب أي تزويد نظام المعلومات الآلي بمعلوماتية من المحيط الخارجي.
2- تخزين المعلومات:
إن عملية التخزين مثلها مثل عملية الجمع تكون آلية أو يدوية فعملية التخزين اليدوي تشتمل على معظم المعلومات والبيانات التي جمعت يدويا لتخزن في شكل ملفات ومطبوعات ورقية وتوضع في أرشيف المؤسسة وذلك للانتهاء من معالجتها واستعمالها كأداة لتحقيق اهذاف المؤسسة.
كما أن عملية التخزين تشمل كل المعلومات التي جمعت أليا والتي وصفت فيما سبق بالمعلومات المبرمجة، وعملية التخزين الآلية تتمثل في بنوك المعلومات والتي تعتبر من أحسن الوسائل لتخزين المعلومات آليا وذلك للصفات التي تتميز بها والمتمثلة في:
-إمكانية استعمالها من طرف عدة جهات وفي نفس الوقت .
- يكون استعمالها أسهل وأسرع وذلك راجع إلى برامج آلية خاصة ببنوك المعلومات والتي يطلق عليها اسم أنظمة تسيير بنوك المعلومات .
3- معالجة المعلومات:
بعد أن يقوم نظام المعلومات بجمع وتخزين المعلومات تأتي وظيفة المعالجة .
- وتتمثل هذه الوظيفة في بلورة البيانات والمعلومات المتحصل عليها من المحيط الذي يتواجد فيه هذا النظام وذلك حسب اهذاف واحتياجات المؤسسة ومن الأمثلة على عملية المعالجة يمكن ذكر:
-تشفير المعلومات حتى يسهل استعمل ونقل المعلومة والتعرف عليها.
- تحديد المعلومة وتصحيحها .
- الاستغناء عن المعلومات التي ليست بها فائدة .
- اختيار المعلومات المطلوبة من بين كل المعلومات المخزنة في النظام .
لقد ساهمت نظم المعلومات في نجاح العديد من المنظمات من خلال تزويد الإدارة بالمعلومات و زيادة سرعة نظام العمليات فقد تمكنت شركة IBM مثلا من اختصار الوقت اللازم لإعادة تقويم أصولها من 5 أيام إلى 5 دقائق و الوقت اللازم لشحن قطع الغيار من 22 يوم إلى 5 أيام و الوقت اللازم للفحص الإعتماد المستندي من 20 دقيقة إلى 3 ثوان[3].
تصنف نظم المعلومات حسب عدة تصنيفات نذكر منها:
1- حسب الوظائف في المنظمة: فحسب الوظائف الأساسية نجد:
* نظام معلومات التسويق.
* نظام معلومات الإنتاج.
* نظام المعلومات المحاسبية و المالي، و هو ما سنتطرق له بالتفصيل في المبحث الثاني من الموضوع.
* نظم معلومات الموارد البشرية.
2- حسب مستوى القرار: دون الحصر نجد
* نظم على مستوى التشغيل: يسمى بنظام تشغيل العمليات أو معالجة البيانات.
* النظم على المستوى الإداري (التكتيكي) هي نظم مرتبطة بالمعلومات الإدارية أو نظم دعم القرار.
* النظم على المستوى الإستراتيجي: نظم دعم الإدارة التنفيذية.
المبحث الثاني: النظام الإعلامي المحاسبي
المطلب الأول: ماهية النظام الإعلامي المحاسبي
مهما كان حجم المؤسسة و مجال عملها (إنتاج، تجارة، خدمات) فإنها تتكون من مجموعة من الوظائف الأساسية: الموارد البشرية، المحاسبة و المالية، الإنتاج، التسويق، و كل هذه الوظائف تتطلب معلومات عامة و معلومات خاصة و لتوفير المعلومات الضرورية لكل هذه الوظائف توجد نظم معلومات وظيفية من بينها: نظم المعلومات المحاسبية.
- يمكن تعريف المحاسبة وفقا لأحد التعاريف التالية:
1- تعريف الجمعية الأمريكية للمحاسبة سنة 1966: المحاسبة هي عبارة عن نظام لقياس البيانات و تجميعها و معالجتها ثم عرضها بصورة ملخصة بحيث يستفيد عدة جهات سواء كانت داخل المشروع أو خارجه.
2-المحاسبة: هي عملية التعرف على المعلومات الإقتصادية و قياسها و رفعها في تقارير إلى الجهات المعنية لتمكينها من إعطاء الأحكام و اتخاذ القرار[4]
أما النظام الإعلامي المحاسبي فيمكن تعريفه كالتالي:
1- هو النظام الذي يقوم بتنظيم و تحويل مختلف البيانات المالية للمؤسسة و يحولها إلى معلومات منسجمة و مفيدة للمسيرين و المستعملين الخارجين و يساعد هذا النظام كل مصالح المؤسسة كل في مهامه في اتخاذ أحسن القرارات.
2- يمكن القول أن النظام الإعلامي المحاسبي نظام فرعي للنظام الإعلامي حيث يقوم بتحويل و تنظيم مختلف البيانات المالية للمؤسسة لجعلها ضرورية لاتخاذ القرار كذلك ينتج البيانات المالية الخاصة بالوضع و التدفقات و يقوم بالتحليل المالي لفهم الوضع المالي و اقتراح التغيرات الضرورية في التسيير.
و عليه فالنظام الإعلامي المحاسبي:
- يقوم بأداء أعماله خدمة لهدف معين.
- تتميز أعماله بالدقة.
- يقدم نتائج أعماله بسرعة.
- يسمح بالرقابة الداخلية بغية حماية أصول المشروع و الرفع من كفاءة الأداء عموما.
- يحقق أهدافه بتكلفة متوازنة مع الهدف.
- يتميز بالموضوعية في تقييم العناصر التي لا تتوفر على مستندات خارجية.
يشمل النظام المحاسبي من مجموعة من الأنشطة تشكل محور عمل النظام يطلق على هذه الأنشطة و الفعاليات أنظمة العمليات و نظرا لتنوع العمليات التي تقوم بها المنظمة و تعقيدها يتم تقسيم أنظمة العمليات إلى مجموعة من الدورات يطلق عليها دورات العمليات في المنظمة و هي 4 دورات نذكرها كالتالي:
1- دورة الإيرادات: تشمل كافة الأنشطة المتعلقة ببيع السلع و الخدمات و تحصيل النقدية الناجمة عن عمليات البيع، و تشمل هذه الدورة نظامين تطبيقيين هما المبيعات و المتحصلات النقدية.
2- دورة النفقات: تشمل كل الأنشطة المتعلقة بتأمين مستلزمات المنظمة من مواد و عمالة و تجهيزات و تسديد الإلتزامات و تشمل الأنظمة التطبيقية التالية:
* نظام مشتريات.
* نظام موارد بشرية.
* نظام أصول ثابتة.
* نظام المدفوعات النقدية.
3- دورة الإنتاج: تشمل كافة الإجراءات و العمليات المتعلقة بتصميم المنتجات و تصنيعها و الرقابة عليها.
4- دورة التمويل: تشمل كافة الإجراءات المتعلقة بتأمين الأموال اللازمة للمنظمة و إدارة هذه الأموال بما في ذلك النقدية.
المطلب الثاني: هيكل النظام الاعلامي المحاسبي:
النظام الاعلامي المحاسبي كأي نظام آخر يتكون من العناصر المكونة لأي نظام:
أ- المدخلات.
ب- طريقة المعالجة.
ج- المخرجات.
د- الرقابة.
هـ- تغذية عكسية.
و سنتطرق لكل عنصر بالتفصيل كالتالي:
تشكل الأحداث الاقتصادية المعبر عنها بشكل نقدي المادة الخام التي يعالجها نظام المعلومات المحاسبي و تنشأ هذه الأحداث الاقتصادية من خلال ممارسة لفعاليتها و تتكون من أحداث اقتصادية تتم داخل المنشأة و أحداث اقتصادية تتم خارج المنشأة أي علاقة المنظمة مع البيئة المحيطة. حيث يتم توثيق هذه الأحداث الاقتصادية من خلال الوثائق و المستندات و تعد هذه الوثائق و المستندات الأساس في عملية التسجيل المحاسبي و تعتبر الدليل على حدوث الأحداث الاقتصادية كما أنها تقوم بعكس الأحداث الاقتصادية للمنظمة لذلك تعتبر بمثابة المادة الخام التي تقوم بتزويد النظام المحاسبي بالبيانات التي تدخل في عملية المعالجة.
- تلعب المستندات دورا هاما في النظام المحاسبي و في فعالية دورة العمليات في المنظمة للأسباب التالية:
1- تشكل الأساس لتحديد تدفق البيانات داخل المنظمة من خلال تحديد أماكن نشوء هذه المستندات و انتقالها و أماكن حفظها .
2- تدل على حركة التدفقات المادية لأصول المنظمة فمثلا تدل وثيقة الشحن على نقل البضاعة من المنظمة إلى العميل.
3- تستخدم كوسيلة لإثبات العمليات و تسجيلها في السجلات المحاسبية.
4- تستخدم كآداة لمتابعة سير نظام العمليات في المنظمة و الرقابة عليه فعدم وصول تقارير الاستلام يدل على أن أمر الشراء لم ينفذ بعد.
5- تستخدم بعض المستندات كأساس في إعداد مستندات أخرى كإعداد الفاتورة يتم بناءا على أمر البيع.
تقوم عمليات المعالجة في نظم المعلومات بتحويل البيانات المدخلة إلى معلومات و تتضمن المعالجة في النظام المحاسبي استخدام اليوميات و السجلات الأخرى من أجل تأمين تسجيل دائم و حسب التسلسل الزمني لمدخلات النظام فتستخدم اليوميات من اجل تسجيل العمليات المالية المحاسبية اما السجلات فتستخدم لتسجيل بقية الأنواع من العمليات التي لا تعد عمليات مالية مثل سجلات المخازن، سجلات تسليم الشيكات... الخ.
- تتم بعد ذلك عملية ترحيل القيود إلى الحسابات في دفتر الأستاذ الذي يتألف من حسابات الأستاذ المساعد الذي يتضمن بيانات تفصيلية عن العمليات التي حدثت و حسابات الأستاذ العام الذي يتضمن مجاميع إجمالية للعمليات و تستخدم لأغراض رقابية و لإعداد القوائم المالية.
تعد التقارير المحاسبية الشكل الأكثر استخداما لتقديم مخرجات نظم المعلومات المحاسبية للمستفيدين و هذه التقارير هي آداة اتصال بين نظام المعلومات المحاسبي و المستفيدين المختلفين داخل المنظمة و خارجها لذلك تتعلق فعالية نظام المعلومات بجودة التقارير و ملاءمتها للمستخدم.
و من بين هذه التقارير المحاسبية نجد:
1- قائمة المركز المالي الصافي.
2- قائمة الدخل.
3- قائمة التدفقات النقدية.
4- الموازنات التقديرية.
5- التقارير الرقابية.
6- التقارير التشغيلية.
و تتم عملية الرقابة على كل من المدخلات و عمليات المعالجة فتعرف الرقابة على أنها الخطة التنظيمية و كافة الطرق و المقاييس المتناسقة التي تتبناها المنظمة لحماية أصولها و ضبط الدقة و الثقة في بياناتها المحاسبية و الارتقاء بالكفاءة الانتاجية و تشجيع الالتزام بالسياسات الإدارية الموضوعة مقدما و يمكن إيجاز أهداف الرقابة الداخلية كالتالي:
1- حماية الأصول: و يقصد بها حماية كافة الأصول للمنظمة مثل الأبنية و التجهيزات و الأصول المتداولة مثل: الحسابات المدينة و النقدية من الخسائر التي قد تنتج عن الغش أو الخطأ أو الأمور الأخرى غير المرغوب فيها.
2- دقة البيانات المحاسبية و تكاملها و ملاءمتها: و نقصد بها أن تكون المعلومات كاملة وواضحة تعكس وضع المنظمة الحقيقي و أن تقدم هذه المعلومات في الشكل الملائم و الوقت المناسب.
3- الالتزام بالسياسات الإدارية: تتم ترجمة أهداف المنظمة إلى مجموعة من السياسات و الخطط و الإجراءات المتكاملة و تصدر في شكل قرارات و تعليمات من طرف الإدارة إلى منفذي العمليات المختلفة و بالتالي فإن التنفيذ الدقيق لهذه السياسات و الخطط و الإجراءات ينعكس على مدى تحقيق الأهداف.
4- الاستخدام الاقتصادي الكفء للموارد: و يعني ذلك تجنب أوجه الاسراف و القصور و التبذير في استخدام الموارد المتاحة و من ثم الارتقاء بالكفاية الان
جامعة فرحات عباس-سطيف-
كلية العلوم القتصادية وعلوم التسيير
من اعداد الطالبة:
اية راية تحت اشراف الاستاذ:
السنة الجامعية :2008/200
خطة البحث
تمهيد
المبحث الأول: النظام بين المعلومة و البيان
المطلب الأول: ماهية مدخل النظم
المطلب الثاني: البيانات و المعلومات
المطلب الثالث: النظام الإعلامي
المبحث الثاني: النظام الإعلامي المحاسبي
المطلب الأول: ماهية نظم المعلومات المحاسبية
المطلب الثاني: هيكل النظام الإعلامي المحاسبي
المطلب الثالث: وظائف نظام المعلومات المحاسبية
المطلب الرابع:الحاسب الالي في نظام المعلومات المحاسبي
خاتمة
مقدمة:
لقد أصبحت المعلومة عنصرا هاما من عناصر الإنتاج لها دور هام في تحديد فعالية و كفاءة المنظمة لذلك اتجهت المنظمات إلى تصميم و بناء أنظمة معلومات من أجل السيطرة على الكم الهائل من المعلومات الضرورية لإدارة المنظمة و تعد المحاسبة من اهم و اقدم نظم المعلومات في المنظمة فهي أحد المصادر الرئيسية للمعلومة.
إن نظام المعلومات المحاسبي يعتبر من أهم نظم المعلومات في أي وحدة اقتصادية فقد تطور في السنوات الأخيرة خاصة بعد التطور السريع في الحاسبات الآلية لقد أثرت هذه البيئة الجديدة في إعداد و تأهيل المحاسب فاصبح المطلوب ان يكون المحاسب أكثر فعالية في المساهمة في تصميم نظم المعلومات المحاسبية وتقديم المعلومات المساعدة على اتخاذ القرارات و عليه جاء بحثنا هذا لمعرفة ماهية نظم المعلومات المحاسبية و دورها في بناء المنظمات و تطورها حيث تم تقسيم البحث إلى مبحثين تطرق المبحث الأول إلى ماهية النظام بصفة عامة إضافة إلى التطرق إلى مفهوم كل من المعلومة و البيان كما تم التطرق كذلك لمفهوم النظام الإعلامي أما المبحث الثاني فجاء بمفهوم النظام الإعلامي المحاسبي من حيث الماهية و الهيكلة و الوظائف.
المبحث الأول: النظام بين المعلومة و البيان
المطلب الأول: ماهية مدخل النظم
Systems Approach
هو الأسلوب الذي يستخدم لدراسة و حل مشاكل النظم و النظام طبقا لهذا المدخل هو أي شيء يتكون من مجموعة من الأجزاء المترابطة و المتشابكة و التي تسعى لتحقيق هدف أو أهداف معينة فهو يعتبر المنظمة وحدة واحدة تتكون من أجزاء منسقة ترمي إلى تحقيق نفس الهدف أو أهداف فرعية تخدم الهدف العام للمنظمة و تتضح أهمية هذا المدخل كونه:
1- يسمح للمسيرين برؤية واضحة و تفهم عميق و صحيح للأبعاد و التفاعلات بين مختلف العناصر المكونة للنظام.
2- يسمح بفهم وضع أي نظام فرعي في محيطه.
3- يسمح بتحديد و تنسيق أعمال مختلف الأنظمة الفرعية داخل النظام خدمة لهدف واحد.
4- يسمح بتجزئة منظمة رغم تعقدها و هذا بهدف التبسيط و البحث عن أدوات حل المشاكل العملية في إطار رؤية موحدة للنظام ككل.
5- يسمح بتحليل التفاعلات بين عناصر النظام و آليات التغذية العكسية و الضبط الذاتي و ذلك بتبادل المعلومات.
و وفقا لما سبق يمكن إعطاء التعاريف التالية للنظام كونه محور دراسة مدخل النظم كالتالي:
1 - طبقا لمدخل النظم، النظام هو " مجموعة من الأجزاء التي ترتبط ببعضها و مع البيئة المحيطة و هذه الأجزاء تعمل كمجموعة واحدة من أجل تحقيق أهداف النظام"[1]
2 – هو مجموعة متكاملة متكونة من أجزاء منسقة بطريقة منظمة و مهيكلة هادفة على نتيجة معينة.
3 – كل مركب يتكون من اثنين أو أكثر من الأجزاء أو العناصر أو النظم الفرعية تتفاعل فيما بينها لتحقيق هدف معين.
4 – النظام هو مجموعة عناصر في تفاعل مع بعضها البعض و مع محيطها[2].
و من خلال التعاريف السابقة نستنتج أن النظام يخضع لمقومات موحدة نذكرها فيمايلي:
أ- وحدانية الهدف: هو الغاية أو المبرر لوجود أي نظام و من خلال مستوى تحقيق الهدف أو أهداف النظام يمكن الحكم على كفاءة و فعالية النظام.
ب- الترابط و التكامل: و نقصد به وجود ترابط و تكامل بين مكونات النظام فالنظام مكون من مجموعة من الأجزاء قد تكون عناصر أو أنظمة فرعية و هذه الأجزاء قد تكون في تفاعل مكثف فيما بينها و في تفاعل أقل كثافة مع الأنظمة الفرعية و الأجزاء الموجودة خارج النظام و هذا التفاعل ليس نتيجة لسلوكات عشوائية بل هيكلة تربط هذه الأجزاء قصد التكامل.
ج- الضبط الذاتي: و يتحقق من خلال وجود نظام رقابي و إعلامي يسمح بتحديد الأهداف الخاصة بكل جزء و مقارنتها مع الأداء الفعلي على ضوء الأهداف الأساسية للنظام.
إن أي نظام له حدود خاصة به فكما تحدد الأهداف يجب رسم الحدود و أن الهدف من تحديد الحدود هو تحديد مجال اهتمام النظام و الوقوف على المتغيرات التي تؤثر في النجاح و عليه يمكن أن يشمل النظام على اربع عناصر أساسية مكونة له هي:
* المدخلات: تمثل موارد النظام يمكن تحديدها بناء على الأهداف و طبيعة النظام و هي ثلاث أنواع: مادية، خدماتية و معلوماتية، فالنظام الإنتاجي يحتاج كم كبير من المدخلات المادية عكس النظام الإعلامي الذي تعتبرفيه المدخلات المعلوماتية أكثر هيمنة.
* عمليات النظام: هي تلك العمليات التي تتم على المدخلات باستعمال طرق تنظيمية و وسائل عمل قصد الحصول على مخرجات.
* المخرجات: تختلف باختلاف طبيعة النظام و العمليات التشغيلية و قد تكون مادية، خدماتية و معلوماتية.
* التغذية العكسية: تعتبر عملية أساسية لنجاح النظام و نموه فهي عملية قياس رد فعل المستفيدين على عمل النظام.
*الرقابة: مجموعة من الإجراءات و القواعد تهدف إلى التحقق من أن تشغيل النظام يتم وفق ما هو مخطط عند تصميمه و أن النظام يحتوي على كافة الإجراءات الرقابية التي تضمن صحة المدخلات و عمليات المعالجة ( التشغيل) و المخرجات.
المطلب الثاني:البيانات و المعلوماتdata and information
لا غنى للفرد عن المعلومة في حياته اليومية فهو يحتاج معلومات من أجل اتخاذ قرار صحيح و رشيد و كما هو الحال بالنسبة للأفراد فإن المعلومات تلعب دورا هاما أو أهم في المنظمات فالعملية الإدارية دون معلومات تعد عملية مستحيلة و عليه يمكن تعريف المعلومة على أنها:
أ- نقل للمعرفة أو الخبر إلى شخص فهي عملية إتصال.
ب- المعرفة المستقاة من تحليل البيانات التي تتولد عن نظام المعلومات.
ج- المعلومة هي بيانات معالجة تساعد في اتخاذ القرار أو استنتاج خلاصة.
د- تعريفGalliers للمعلومة: هي مجموعة بيانات التي عندما تقدم بطريقة معينة و في وقت مناسب تزيد في معرفة الشخص الذي يتلقاها بطريقة تسمح له بالقيام بنشاط معين أو اتخاذ قرار.
ه- و يعرف Peter Drucker المعلومة على أنها بيان له موضوع و تطابق مع الموضوع و تحويل البيان إلى معلومة يتطلب معرفة.
من خلال التعاريف السابقة نجد مصطلحين مترابطين هما المعلومات و البيانات و يلاحظ أن هناك عدم وضوح في التمييز بينهما بالرغم من الإختلاف الجوهري الموجود و عليه وجب التمييز بينهما من خلال معرفة جوهر كل مصطلح.
و يمكن القول أن معيار الإستفادة من قبل المتلقي هو الأساس للتمييز بين البيانات و المعلومات و عليه حتى يستفيد المتلقي من البيانات فإن البيانات يجب أن تتصف بخاصيتين أساسيتين هما:
1 – الإضافة المعرفية: و نقصد بها أن المتلقي عن تلقيه لبيانات معينة يجب أن تشكل له إضافة لمعارفه فإذا كان يعرف محتوى البيانات المرسلة إليه بشكل مسبق فإنها لا تشكل أي أضافة معرفية و بالتالي لا يمكنه الإستفادة منها و منه يمكن القول أن البيانات تتحول إلى معلومات إذا قللت من حالة عدم اليقين لدى المتلقي أما إذا لم يحدث ذلك فتبقى مجرد بيانات و سمي هذا المعيار بمعيار الشخص المتلقي لأنه ما يعد بيانات بالنسبة لشخص معين يمكن أن يعتبر معلومات بالنسبة لشخص آخر و العكس صحيح.
2 – الإرتباط: حتى تتحول البيانات إلى معلومات يجب أن تكون مرتبطة بمشكل معين يتم اتخاذ القرار بشأنه من قبل المتلقي فالبيانات تعد معلومات إذا كانت تؤثر في القرار المتخذ و لهذا كثيرا ما يطلق على البيانات اسم المعلومات الكامنة ذلك أن ما يعبر بيانات في لحظة معينة قد يتحول إلى معلومات في أوقات أخرى.
- بناء على هذا المدخل يمكن تعريف كل من المعلومات و البيانات على النحو التالي:
البيانات data:عبارة عن الأعداد و الأحرف الأبجدية و الرموز التي تقوم بتمثيل الحقائق و المفاهيم بشكل ملائم يمكن من إيصالها و ترجمتها و معالجتها لتتحول إلى نتائج و منه فالبيان هو أحداث خامة لم يتم معالجتها بعد أي أنها أحداث و حقائق وقعت فعلا فهي تمثل المادة الأولية للمعلومة و عليه فالبيانات هي معلومات خامة أو معلومات دون موضوع.
المعلومات: information هي عبارة عن البيانات التي تمت معالجتها بشكل ملائم لتعطي معنا كاملا بالنسبة لمستخدم ما، مما يمكنه من استخدامها في العمليات الجارية و المستقبلية لاتخاذ القرارات فالمعلومة هي بيان له موضوع و هو المنتج الذي يرفع من مستوى اليقين في نوعية القرار و مستوى تحقيق النتائج المنتظرة كما تؤدي وظيفة تقييمية تخبر على مستوى الأداء.
الواقع ( البيانات) |
المعلومة |
القرار |
- مصادر المعلومة:
مصادر المعلومة:
*المصادر الأولية أو الرئيسية: لها أهمية أكثر من المصادر الثانوية نتيجة لاختلاف التنظيم وخصائص الصناعة وطبيعتها بالإضافة إلى المجالات الوظيفية المختلفة وأهم المصادر الأولية.
الملاحظة، التجارب، البحث الميداني، التقدير الشخصي، وهي تؤمن المعلومات التي يتم نشرها وتوضيحها من قبل مصدرها الأصلي أو منبعها الأساسي، لذلك فهي تعبر عن الحقيقة دون التحريف أو التشويه أو الحذف أو التخليص، كما في تجميع البيانات حول عدد أفراد الأسرة مثلاً.
* المصادر الثانوية:تؤخذ المعلومة من غير مصدرها الأصلي حتى يتم نشرها وتوضيحها كما هي حتى تجرى عليها بعض التعديلات عن طريق فرزها وإجراء الحسابات المختلفة عليها، مثل النشرات المتعلقة بمتوسط عدد أفراد الأسرة أهم المصادر الثانوية: معلومات الشركة، مطبوعات، منشورات، أجهزة حكومية.
خصائص المعلومة:
أ- سهولة وسرعة الحصول على المعلومة: هذا الشرط يشير إلى سهولة وسرعة الحصول على المعلومات التي يمكن قياسها، مثلاً بمقارنة نظم التشغيل الآلي مع اليدوي.
ب- الشمول: هذا الشرط يشير إلى كمال المعلومة، وهو شرط غير ملموس ويصعب قياسه ووضع قيمة رقمية له.
ج- الصحة الدقة: تشير إلى أن درجة خلو المعلومة من الخطأ في التعامل مع مجموعة أو أحجام كبيرة من البيانات عادة ما يطرأ نوعين من الأخطاء، أخطاء في النقل، وأخطاء في الحساب.
د- الملائمة: وتشير إلى مدى ملائمة المعلومة إلى طلب المستخدم، يجب أن تكون ملائمة للموضوع محل البحث.
هـ- الوقت المناسب: هذا الشرط يشير إلى الوقت المنقضي في دورة تشغيل أية مدخلات- عمليات- وتقديم تقارير المخرجات لمستخدم المعلومات وحتى يكون معيار الوقت ملائم فإن مدة الدورة لابد أن تخفض في بعض الحالات.
و- الوضوح: ويشير إلى الدرجة التي يجب أن تكون فيها المعلومات خالية من الغموض أي واضحة سهلة الفهم من طرف المستخدمين، ويمكن تحديد القيمة لعامل الوضوح إذا كانت زيادة الوضوح تؤدي إلى تخفيض تكلفة مراجعة المخرجات.
ي- المرونة: وتعني قابلية المعلومات على التكييف للاستخدام بأكثر من مستخدم، هذا الشرط أو المعيار يصعب قياسه بدقة ولكن يمكن تقييمه بمدى واسع.
ن- التصحيح: لهذا الشرط مفهوم نسبي يشير إلى درجة الدقة التي يمكن الوصول إليها بين مختلف المستخدمين والفاحصين لنفس المعلومة.
ك- عدم التحيز: وهو شرط يشير إلى غياب القصد في التحريف أو تغيير المعلومة لغرض التأثير على المستخدم للوصول إلى نتيجة معينة أي خلو المعلومات من التحيز.
م- قابلية القياس: شرط يشير إلى طبيعة المعلومات المنتجة من طرف أنظمة المعلومات وإمكانية قياسها في شكل كمي.
بالإضافة إلى خصائص كالشكل، التكرار.
المطلب الثالث: النظام الإعلاميinformation system
إن المعلومات تعكس التفاعل الذي يحدث في بيئة المنظمة الداخلية (تفاعل مكثف) و بين المنظمة و البيئة الخارجية (تفاعل أقل كثافة) و تساهم المعلومات بذلك من زيادة قدرة الإدارة على رسم الخطط و السياسات الصحيحة و إيجاد التنسيق المتكامل بين العوامل البيئية الداخلية و الخارجية و احتياجات المنظمة و مواردها و عليه تعد نظم المعلومات المصدر الأساسي لتزويد الإدارة بالمعلومات المناسبة لعمليات إتخاذ القرار الإداري الرشيد و عليه يعرف النظام الإعلامي بأنه:
1- مجموعة من العاملين و الإجراءات و الموارد التي تقوم بتجميع البيانات و معالجتها و نقلها لتتحول إلى معلومات مفيدة و إيصالها إلى المستخدمين بالشكل الملائم و الوقت المناسب من أجل مساعدتهم في أداء الوظائف المسندة إليهم.
إن النظام الإعلامي كونه نظام فهو يحتوي على مجموعة من الفعاليات و الأنشطة و هذه الأنشطة هي: المدخلات (input)، المعالجة (عملية التشغيل) (processing)، المخرجات (output)، التغذية العكسية (feedback)، الرقابة (controlling)
و تتضح هذه الفعاليات أكثر في المخطط التالي:
مدخلات |
المعالجة |
مخرجات |
الرقابة |
البيئة المحيطة |
التغذية العكسية |
مستخدمو المعلومات |
يشكل نظام المعلومات جزءا هاما من المنظمة فيمكن النظر لأي منظمة على أنها نظام كلي مؤلف من ثلاث نظم فرعية رئيسية هي:
- نظام العمليات (نظام مادي).
- نظام الإدارة (نظام قيادي)
- نظام المعلومات
حيث تتفاعل هذه النظم الثلاث مع بعضها من أجل تحقيق الأهداف و ضمان مسير عمل المنظمة بالشكل الأفضل و عليه:
1- نظام العمليات: أو ما يسمى النظام المادي أو التنفيذي أو نظام الإستقلال هو المسؤول عن وظيفة الإستغلال في المنظمة أي تحويل المواد الأولية إلى منتجات قابلة للبيع.
2- نظام الإدارة أو النظام القيادي: هو الذي يقوم بتحديد الأهداف و رقابة الأداء و تصحيح الإنحرافات من أجل تحقيق أهدافها.
3- نظام المعلومات: و هو نظام وسيط بين النظامين المادي و القيادي فهو يهتم بمجع و تسجيل و معالجة و تخزين و توزيع المعلومات على كل أجزاء المؤسسة للمساعدة في اتخاذ القرارات الخاصة بها و التنسيق ما بينها خدمة لهدف المؤسسة و عليه فمهمته تتمثل في إنتاج و توزيع المعلومات الضرورية حول الواقع المادي و المالي للمؤسسة بأعلى مستوى من المصداقية ليتمكن النظام المادي من التشغيل و نظام القيادة من اتخاذ القرارات الصحيحة.
و هذا مخطط لتوضيح العلاقة بين الانظمة الثلاث:
نظام القيادة |
النظام الاعلامي |
النظام المادي |
معلومات خارجية |
تدفق خارجي |
تدفق خارجي |
تدفق قرارات |
تدفق معلومات |
تدفق مادي |
تلعب نظم المعلومات دورا حيويا في نجاح المنظمات من خلال المساهمة في تقديم معلومات تساعد في:
1- أداء الوظائف الرئيسية في المنظمة مثل: وظائف المحاسبة، التمويل، التسويق، الإنتاج.
2- تحسين و زيادة كفاءة المنظمة التشغيلية من خلال رفع الكفاءة الإنتاجية للعاملين و تحسين الخدمات المقدمة للعملاء ذلك أن النظام الفعال يبسط إجراءات العمل و يقلل الإجراءات غير الفعالة و الهامة.
3- تخفيض تكاليف إنجاز الأعمال ضمن المنظمة.
4- تقديم المعلومات التي تساعد الإدارة في صنع القرارات بفعالية عالية.
5-تمكين المنظمة من تطوير منتجات و خدمات منافسة يساعدها في اكتساب ميزة إستراتيجية في السوق العالمية.
- وظائف نظام المعلومات:و تتلخص في:
1- جمع المعلومات :
تعتبر المعلومات من أهم المدخلات التي تعتمد عليها المؤسسة لضمان سيرها الحسن وتكون هذه المعلومات في بداية الأمر عبارة عن خامات تأتي من مصادر مختلفة في المؤسسة وكذا في المحيط الخارجي ، ويتم الحصول على هذه المعلومات بعدة طرق يدوية أو على شكل بيانات أو مراسلات أو عن طريق الحاسوب وهذه الأخيرة يطلق عليها اسم الاستيعاب أي تزويد نظام المعلومات الآلي بمعلوماتية من المحيط الخارجي.
2- تخزين المعلومات:
إن عملية التخزين مثلها مثل عملية الجمع تكون آلية أو يدوية فعملية التخزين اليدوي تشتمل على معظم المعلومات والبيانات التي جمعت يدويا لتخزن في شكل ملفات ومطبوعات ورقية وتوضع في أرشيف المؤسسة وذلك للانتهاء من معالجتها واستعمالها كأداة لتحقيق اهذاف المؤسسة.
كما أن عملية التخزين تشمل كل المعلومات التي جمعت أليا والتي وصفت فيما سبق بالمعلومات المبرمجة، وعملية التخزين الآلية تتمثل في بنوك المعلومات والتي تعتبر من أحسن الوسائل لتخزين المعلومات آليا وذلك للصفات التي تتميز بها والمتمثلة في:
-إمكانية استعمالها من طرف عدة جهات وفي نفس الوقت .
- يكون استعمالها أسهل وأسرع وذلك راجع إلى برامج آلية خاصة ببنوك المعلومات والتي يطلق عليها اسم أنظمة تسيير بنوك المعلومات .
3- معالجة المعلومات:
بعد أن يقوم نظام المعلومات بجمع وتخزين المعلومات تأتي وظيفة المعالجة .
- وتتمثل هذه الوظيفة في بلورة البيانات والمعلومات المتحصل عليها من المحيط الذي يتواجد فيه هذا النظام وذلك حسب اهذاف واحتياجات المؤسسة ومن الأمثلة على عملية المعالجة يمكن ذكر:
-تشفير المعلومات حتى يسهل استعمل ونقل المعلومة والتعرف عليها.
- تحديد المعلومة وتصحيحها .
- الاستغناء عن المعلومات التي ليست بها فائدة .
- اختيار المعلومات المطلوبة من بين كل المعلومات المخزنة في النظام .
لقد ساهمت نظم المعلومات في نجاح العديد من المنظمات من خلال تزويد الإدارة بالمعلومات و زيادة سرعة نظام العمليات فقد تمكنت شركة IBM مثلا من اختصار الوقت اللازم لإعادة تقويم أصولها من 5 أيام إلى 5 دقائق و الوقت اللازم لشحن قطع الغيار من 22 يوم إلى 5 أيام و الوقت اللازم للفحص الإعتماد المستندي من 20 دقيقة إلى 3 ثوان[3].
تصنف نظم المعلومات حسب عدة تصنيفات نذكر منها:
1- حسب الوظائف في المنظمة: فحسب الوظائف الأساسية نجد:
* نظام معلومات التسويق.
* نظام معلومات الإنتاج.
* نظام المعلومات المحاسبية و المالي، و هو ما سنتطرق له بالتفصيل في المبحث الثاني من الموضوع.
* نظم معلومات الموارد البشرية.
2- حسب مستوى القرار: دون الحصر نجد
* نظم على مستوى التشغيل: يسمى بنظام تشغيل العمليات أو معالجة البيانات.
* النظم على المستوى الإداري (التكتيكي) هي نظم مرتبطة بالمعلومات الإدارية أو نظم دعم القرار.
* النظم على المستوى الإستراتيجي: نظم دعم الإدارة التنفيذية.
المبحث الثاني: النظام الإعلامي المحاسبي
المطلب الأول: ماهية النظام الإعلامي المحاسبي
مهما كان حجم المؤسسة و مجال عملها (إنتاج، تجارة، خدمات) فإنها تتكون من مجموعة من الوظائف الأساسية: الموارد البشرية، المحاسبة و المالية، الإنتاج، التسويق، و كل هذه الوظائف تتطلب معلومات عامة و معلومات خاصة و لتوفير المعلومات الضرورية لكل هذه الوظائف توجد نظم معلومات وظيفية من بينها: نظم المعلومات المحاسبية.
- يمكن تعريف المحاسبة وفقا لأحد التعاريف التالية:
1- تعريف الجمعية الأمريكية للمحاسبة سنة 1966: المحاسبة هي عبارة عن نظام لقياس البيانات و تجميعها و معالجتها ثم عرضها بصورة ملخصة بحيث يستفيد عدة جهات سواء كانت داخل المشروع أو خارجه.
2-المحاسبة: هي عملية التعرف على المعلومات الإقتصادية و قياسها و رفعها في تقارير إلى الجهات المعنية لتمكينها من إعطاء الأحكام و اتخاذ القرار[4]
أما النظام الإعلامي المحاسبي فيمكن تعريفه كالتالي:
1- هو النظام الذي يقوم بتنظيم و تحويل مختلف البيانات المالية للمؤسسة و يحولها إلى معلومات منسجمة و مفيدة للمسيرين و المستعملين الخارجين و يساعد هذا النظام كل مصالح المؤسسة كل في مهامه في اتخاذ أحسن القرارات.
2- يمكن القول أن النظام الإعلامي المحاسبي نظام فرعي للنظام الإعلامي حيث يقوم بتحويل و تنظيم مختلف البيانات المالية للمؤسسة لجعلها ضرورية لاتخاذ القرار كذلك ينتج البيانات المالية الخاصة بالوضع و التدفقات و يقوم بالتحليل المالي لفهم الوضع المالي و اقتراح التغيرات الضرورية في التسيير.
و عليه فالنظام الإعلامي المحاسبي:
- يقوم بأداء أعماله خدمة لهدف معين.
- تتميز أعماله بالدقة.
- يقدم نتائج أعماله بسرعة.
- يسمح بالرقابة الداخلية بغية حماية أصول المشروع و الرفع من كفاءة الأداء عموما.
- يحقق أهدافه بتكلفة متوازنة مع الهدف.
- يتميز بالموضوعية في تقييم العناصر التي لا تتوفر على مستندات خارجية.
يشمل النظام المحاسبي من مجموعة من الأنشطة تشكل محور عمل النظام يطلق على هذه الأنشطة و الفعاليات أنظمة العمليات و نظرا لتنوع العمليات التي تقوم بها المنظمة و تعقيدها يتم تقسيم أنظمة العمليات إلى مجموعة من الدورات يطلق عليها دورات العمليات في المنظمة و هي 4 دورات نذكرها كالتالي:
1- دورة الإيرادات: تشمل كافة الأنشطة المتعلقة ببيع السلع و الخدمات و تحصيل النقدية الناجمة عن عمليات البيع، و تشمل هذه الدورة نظامين تطبيقيين هما المبيعات و المتحصلات النقدية.
2- دورة النفقات: تشمل كل الأنشطة المتعلقة بتأمين مستلزمات المنظمة من مواد و عمالة و تجهيزات و تسديد الإلتزامات و تشمل الأنظمة التطبيقية التالية:
* نظام مشتريات.
* نظام موارد بشرية.
* نظام أصول ثابتة.
* نظام المدفوعات النقدية.
3- دورة الإنتاج: تشمل كافة الإجراءات و العمليات المتعلقة بتصميم المنتجات و تصنيعها و الرقابة عليها.
4- دورة التمويل: تشمل كافة الإجراءات المتعلقة بتأمين الأموال اللازمة للمنظمة و إدارة هذه الأموال بما في ذلك النقدية.
المطلب الثاني: هيكل النظام الاعلامي المحاسبي:
النظام الاعلامي المحاسبي كأي نظام آخر يتكون من العناصر المكونة لأي نظام:
أ- المدخلات.
ب- طريقة المعالجة.
ج- المخرجات.
د- الرقابة.
هـ- تغذية عكسية.
و سنتطرق لكل عنصر بالتفصيل كالتالي:
أولا: مدخلات نظم المعلومات المحاسبية:
تشكل الأحداث الاقتصادية المعبر عنها بشكل نقدي المادة الخام التي يعالجها نظام المعلومات المحاسبي و تنشأ هذه الأحداث الاقتصادية من خلال ممارسة لفعاليتها و تتكون من أحداث اقتصادية تتم داخل المنشأة و أحداث اقتصادية تتم خارج المنشأة أي علاقة المنظمة مع البيئة المحيطة. حيث يتم توثيق هذه الأحداث الاقتصادية من خلال الوثائق و المستندات و تعد هذه الوثائق و المستندات الأساس في عملية التسجيل المحاسبي و تعتبر الدليل على حدوث الأحداث الاقتصادية كما أنها تقوم بعكس الأحداث الاقتصادية للمنظمة لذلك تعتبر بمثابة المادة الخام التي تقوم بتزويد النظام المحاسبي بالبيانات التي تدخل في عملية المعالجة.
- تلعب المستندات دورا هاما في النظام المحاسبي و في فعالية دورة العمليات في المنظمة للأسباب التالية:
1- تشكل الأساس لتحديد تدفق البيانات داخل المنظمة من خلال تحديد أماكن نشوء هذه المستندات و انتقالها و أماكن حفظها .
2- تدل على حركة التدفقات المادية لأصول المنظمة فمثلا تدل وثيقة الشحن على نقل البضاعة من المنظمة إلى العميل.
3- تستخدم كوسيلة لإثبات العمليات و تسجيلها في السجلات المحاسبية.
4- تستخدم كآداة لمتابعة سير نظام العمليات في المنظمة و الرقابة عليه فعدم وصول تقارير الاستلام يدل على أن أمر الشراء لم ينفذ بعد.
5- تستخدم بعض المستندات كأساس في إعداد مستندات أخرى كإعداد الفاتورة يتم بناءا على أمر البيع.
ثانيا: المعالجة في نظم المعلومات المحاسبية
تقوم عمليات المعالجة في نظم المعلومات بتحويل البيانات المدخلة إلى معلومات و تتضمن المعالجة في النظام المحاسبي استخدام اليوميات و السجلات الأخرى من أجل تأمين تسجيل دائم و حسب التسلسل الزمني لمدخلات النظام فتستخدم اليوميات من اجل تسجيل العمليات المالية المحاسبية اما السجلات فتستخدم لتسجيل بقية الأنواع من العمليات التي لا تعد عمليات مالية مثل سجلات المخازن، سجلات تسليم الشيكات... الخ.
- تتم بعد ذلك عملية ترحيل القيود إلى الحسابات في دفتر الأستاذ الذي يتألف من حسابات الأستاذ المساعد الذي يتضمن بيانات تفصيلية عن العمليات التي حدثت و حسابات الأستاذ العام الذي يتضمن مجاميع إجمالية للعمليات و تستخدم لأغراض رقابية و لإعداد القوائم المالية.
ثالثا: مخرجات نظم المعلومات المحاسبية
تعد التقارير المحاسبية الشكل الأكثر استخداما لتقديم مخرجات نظم المعلومات المحاسبية للمستفيدين و هذه التقارير هي آداة اتصال بين نظام المعلومات المحاسبي و المستفيدين المختلفين داخل المنظمة و خارجها لذلك تتعلق فعالية نظام المعلومات بجودة التقارير و ملاءمتها للمستخدم.
و من بين هذه التقارير المحاسبية نجد:
1- قائمة المركز المالي الصافي.
2- قائمة الدخل.
3- قائمة التدفقات النقدية.
4- الموازنات التقديرية.
5- التقارير الرقابية.
6- التقارير التشغيلية.
رابعا: الرقابة
و تتم عملية الرقابة على كل من المدخلات و عمليات المعالجة فتعرف الرقابة على أنها الخطة التنظيمية و كافة الطرق و المقاييس المتناسقة التي تتبناها المنظمة لحماية أصولها و ضبط الدقة و الثقة في بياناتها المحاسبية و الارتقاء بالكفاءة الانتاجية و تشجيع الالتزام بالسياسات الإدارية الموضوعة مقدما و يمكن إيجاز أهداف الرقابة الداخلية كالتالي:
1- حماية الأصول: و يقصد بها حماية كافة الأصول للمنظمة مثل الأبنية و التجهيزات و الأصول المتداولة مثل: الحسابات المدينة و النقدية من الخسائر التي قد تنتج عن الغش أو الخطأ أو الأمور الأخرى غير المرغوب فيها.
2- دقة البيانات المحاسبية و تكاملها و ملاءمتها: و نقصد بها أن تكون المعلومات كاملة وواضحة تعكس وضع المنظمة الحقيقي و أن تقدم هذه المعلومات في الشكل الملائم و الوقت المناسب.
3- الالتزام بالسياسات الإدارية: تتم ترجمة أهداف المنظمة إلى مجموعة من السياسات و الخطط و الإجراءات المتكاملة و تصدر في شكل قرارات و تعليمات من طرف الإدارة إلى منفذي العمليات المختلفة و بالتالي فإن التنفيذ الدقيق لهذه السياسات و الخطط و الإجراءات ينعكس على مدى تحقيق الأهداف.
4- الاستخدام الاقتصادي الكفء للموارد: و يعني ذلك تجنب أوجه الاسراف و القصور و التبذير في استخدام الموارد المتاحة و من ثم الارتقاء بالكفاية الان
